Cuando trabajamos con países latino-americanos, a pesar de que compartimos lengua materna, el trato es más diferente de lo que parece.
Por ejemplo, si queremos que un proveedor nos envíe una factura o presupuesto a tiempo para el frenético cierre contable, (ya que nuestra empresa tiene una fecha establecida en la que todos los gastos e ingresos deben estar reflejados en la contabilidad para ser reportados a dirección), tanto por teléfono como por correo electrónico debemos desbordar amabilidad, aunque nos parezca un tanto excesivo. Si queremos conseguir dicha información a tiempo antes de nada, debemos interesarnos por la persona, por cómo está y al abordar el tema a tratar tenemos que intercalar varias veces expresiones muy cordiales del tipo: por favor, si no le importa, si fuese tan amable, etc. Y al despedirnos reforzar estos mensajes con: estoy a su entera disposición, no dude en contactar conmigo para cualquier cosa que precise, etc.
El ritmo de trabajo en estas culturas es más pausado que el nuestro, por ello expresiones del tipo “ahorita mismo se lo envío” puede traducirse hasta en una semana de intercambio de emails o llamadas para conseguir la información solicitada.
Si a pesar de todo esto, nuestro interlocutor sigue sin enviarnos la información requerida, ya tenemos encima la fecha del cierre mensual de la contabilidad y es de vital importancia la contabilización de esa factura, en nuestra insistencia no podemos perder las formas, por lo que nunca debemos utilizar mayúsculas al comunicarnos por escrito,[/vc_column_text][/vc_column][vc_column width=»1/2″][vc_column_text]ya que nuestro interlocutor podría considerar que le estamos perdiendo el respeto. Siempre es mejor explicarle a qué se debe nuestra insistencia, informarle que tenemos que contabilizar las facturas en plazo y que la información tiene que ser reportada a la Hacienda española antes de una fecha concreta.
Trabajando con Europa y Estados Unidos, la interlocución es más directa. Podemos empezar el email con un saludo y pasar directamente al tema en cuestión, por supuesto siempre saludando y despidiéndonos cordialmente. Con estos países normalmente el flujo de información es más rápido y fluido, pero aquí nos encontramos con la barrera del idioma. Lo más común es comunicarse en inglés, al no ser nuestro idioma madre, es importante cuidar las expresiones y palabras empleadas para seguir resultando amables en todo momento y conocer toda la jerga contable y financiera.
Yo tuve la experiencia de tratar con un cliente americano que contaba con un call center en el este de Europa donde atendían en español, y me dijo que necesitaba saber a qué factura correspondía el importe que le habíamos “quitado” de su banco, una expresión poco acertada cuando estás hablando en términos contables y la persona que lo recibe se puede sentir ofendida.
Tenemos que pensar siempre como nos gustaría que a nosotros nos tratasen, es complicado a veces cuando surgen asuntos laborales más complejos que pueden generar tensiones, pero nunca hay que perder los papeles ni las formas y documentarnos un poco acerca de los usos y costumbres de cada país.
Seguro que si has tratado con otros países ya tienes alguna anécdota. ¿Te has encontrado ya con esta situación? ¿La compartes con nosotros?[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]