En un mundo tan frenético como es el de las agencias de marketing, donde hay que cumplir con timings muy ajustados, es indispensable que la información fluya correctamente y se transmita de la forma más fiable posible.
En muchas ocasiones la persona que recibe la información no es la encargada de ejecutar la tarea. En este sentido, la figura del project manager cobra un papel muy importante, ya que será la intermediaria que se encargará de recibir el briefing del cliente, para estructurar y repartir la información de manera que los equipos encargados de ejecutar las tareas tengan claro qué tienen que hacer y cuál es la fecha de entrega.
Hasta aquí, todo está más o menos claro… pero…. ¿cuál es la mejor forma de trasmitir esta información y dar las instrucciones para la ejecución de las tareas? ¿email? ¿chat interno? ¿en persona? ¿a través de un post-it en la mesa?….. Por suerte existen herramientas de productividad que nos facilitan mucho la gestión del día a día, haciendo que los flujos de trabajo sean más fluidos.
Un ejemplo de estas herramientas es Asana, que permite entre otras cosas la creación de proyectos, asignación de tareas a sus miembros, control de la carga de trabajo de cada equipo, etc… A su vez, dentro de cada tarea se pueden añadir archivos, vincular a todas las personas implicadas, asignar etiquetas que ayuden a su correcta identificación, y lo que para mí es muy importante, permite tener conversaciones mencionando a miembros del equipo.
Las ventajas de centralizar todo lo relacionado con un tema en una sola tarea son muchas, entre ellas, ayuda a acceder a toda la información de un simple vistazo y evita tener que recurrir al correo, hojas de notas y demás, que suponen puntos de fuga de la información.
No obstante, para que todo esto funcione y se le pueda sacar el máximo partido posible, es muy importante que todos los miembros de la empresa estén alineados y concienciados acerca de su utilización. De nada sirve si unas personas la utilizan y otras no. Esto no quiere decir que se tengan que eliminar otros sistemas de comunicación, por supuesto que pueden convivir con chats, email o teléfono, ya que cada uno tiene su cometido. Por poner un símil, estas herramientas serían como “la central” donde se alberga la información y las otras serían las “delegaciones” que nutren esta central de información.
En definitiva, la comunicación interna en las agencias es vital para la consecución de los objetivos de sus clientes, por lo que es indispensable aprovechar las ventajas que las herramientas de productividad nos ofrecen.
Y tú, ¿utilizas alguna herramienta de este tipo en tu empresa?
En definitiva, la comunicación interna en las agencias es vital para la consecución de los objetivos de sus clientes, por lo que es indispensable aprovechar las ventajas que las herramientas de productividad nos ofrecen.
Y tú, ¿utilizas alguna herramienta de este tipo en tu empresa?